Hlutverk framkvæmdastjóra klúbbhússins

Jack Yatsko ásamt félaga úr Friendship Clubhouse á Hawaii

Öruggasta leiðin til að ná sterku og líflegu klúbbhúsi er góður framkvæmdastjóri. Þegar við heimsækjum klúbbhús sem hefur mikið að gera og er blómstrandi, drífandi og fullt af orku, þar sem félagar eru að ná markmiðum sínum, fá vinnu og að fara aftur í skóla, þá er þar alltaf einn sameiginlegur samnefnari. Sama í hvaða landi það er statt, hvaða tungumál það tala, hvaða tegund byggingar eða efnahagsatriði eru til staðar, þá er einn hlutur sem öll sterk klúbbhús eiga sameiginlegt; það eru hvetjandi og skuldbundnir framkvæmdastjórar.

Það er nauðsynlegt að hafa góðan framkvæmdastjóra til að klúbbhús nái góðum árgangri, en þrátt fyrir það, þá er hlutverk framkvæmdastjórans ekki auðvelt að lýsa. Á margan hátt er það þversagnakennt hlutverk. Á 12. Alþjóða Klúbbhús Ráðstefnu, flutti Jack Yatsko (ICCD Forstjóri Þjálfunar,og fyrrum Forstjóri Húsi Vináttar í Hawaii) erindi um þetta efni þar sem hann útskýrir hvað gerir góðan framkvæmdastjóra að framúrskarandi framkvæmdastjóra.

Eftirfarandi er útdráttur úr ræðu hans.

Framkvæmdastjóri klúbbhússi, kannski meiri en nokkur önnur manneskja í klúbbhúsinu, vinnur við þversagnakenndar aðstæður. Á eina hönd þurfa framkvæmdastjórar að kynna jafnréttissinnuð hlutverk, samhljóða ákvörðunartökur og mikilvægi ferlis í klúbbhúsinu. Á aðra hönd þá hafa framkvæmdastjórar grunnábyrgð af útkomu ákvörðunartöku klúbbhúsa.

Robin Jackson skrifar í greininni HVERS VEGNA VINNA VIRKAR;”Vinna er efnið sem býr til félagsskap innan klúbbhússins” Það er samband félaga og starfsfólks vinnandi hlið við hlið sem ýtir undir einstaklingsbundinna breytinga og framfara.

Framkvæmdastjórar eru hluti af þessum samböndum. Þeir bera ábyrgð á að byggja upp sambönd gegnum vinnu í deildum, manna RTR stöður og taka þátt í félagslegri dagskrá. Samt sem áður er hlutverk þeirra frábrugðið öðru starfsfólki. Fyrir utan að vera endanlega ábyrgir fyrir daglega starfsemi klúbbhússins, þeir þurfa einnig að huga að framþróun og úrbótum sem stuðla að vaxandi og áframhaldandi árangri klúbbhússins. Framkvæmdastjórinn verður að hugsa fram á við, verður að vita hvert klúbbhúsið stefnir og hvað þarf til að ná því. Framkvæmdastjórar þurfa að fóstra tilfinningu fyrir samfélagi í klúbbhúsinu á meðal félaga, starfsfólks og stjórnarmeðlima. Í ofanálagt verða þeir einnig að vinna til að skapa jákvætt umhverfi fyrir klúbbhúsið í borginni eða bænum og hverfinu sem klúbbhúsið er staðsett.

Önnur þversögn er það að sterkur framkvæmdastjóri þarf að “úthluta” og “sleppa” mörgum skyldum í þeim tilgangi að leiða klúbbhúsfélaga á skilvirkari hátt inn í vinnuna. Samt sem áður verður framkvæmdastjórinn á sama tíma að hafa yfirumsjón og gera hópinn ábyrgan fyrir vinnuni. Framkvæmdastjórar sem gera aðeins eitt eða annað af þessum hlutverkum munu ekki verða sterkir leiðtogar klúbbhúsa.
Þegar sú knýandi, aðkallandi tilfinning er ekki til staðar varðandi starfsemi klúbbhússins, þá er það oft vegna þess að framkvæmdastjórinn er ekki að halda starfsfólkið ábyrgt á því að vera þátttakendur. Framkvæmdastjórinn gæti séð hlutverk hans eða hennar einfaldlega sem úthlutum verkefna og standa svo baksviðis til að hafa umsjón með rekstrinum. Sterkir framkvæmdastjórar segja, ‘’Við þurfum að klára þetta fyrir morgundaginn.’’ Þeir búa til mjög virkt ‘’Drífum þetta áfram” sem er í algerri andstöðu við andleysi sem framkallar lítinn áhuga innan klúbbhússins. Sterkur framkvæmdastjóri veit að það er áhugasamt og drífandi starfsfólk sem laðar fram hæfileika, kunnáttu og kraft klúbbhúsfélaga og að slíkt drífandi andrúmsloft er smitandi. Framkvæmdastjórinn verður stöðugt að móta þessa orku og krefjast þess af öllum öðrum.

Framkvæmdastjóri klúbbhúss stendur einnig fram fyrir þversögn þegar kemur að ákvörðunartöku innan klúbbsins. Framkvæmdastjórar stýra gerð almennar dagskrár, og ákvarðanir sem snúa að daglegum rekstri klúbbsins þar sem samhljóma ákvarðannataka allra innan klúbbins liggur til grundvallar. Samt sem áður, ef starfsmaður er ekki að vinna vinnuna sína vel, þá er það á endanum á ábyrgð framkvæmdastjórans að láta þann aðila fara. Framkvæmdastjóri klúbbhúss verður að hafa bakland til að taka erfiðu ákvarðaninar sem halda klúbbhúsinu sterku og líflegu og til að vernda klúbbhúsmenninguna. Ef ákvörðun er tekin um að hafa sundmót kl. 13:00 gegnum samhljóma ákvarðanatöku er það hlutverk framkvæmdastjórans að segja “Nei”. Framkvæmdastjórar verða að koma á og viðhalda traustum samböndum sem eru nauðsynleg til að gera það mögulegt að ákveða hlutina einn einstökusinnum.

Önnur þversögn sem framkvæmdastjórar standa fram í fyrir er að vega mikilvægi ferlisins á móti útkomunni, hvort er mikilvægara ferlið eða niðurstöðurnar? Frábrugðið öðru starfsfólki þá hafa framkvæmdastjórar skyldur gagnvart stjórninni og fjárveitingaraðilum og við að vera á vegum atvinnumiðlunarinnar. Staða þeirra krefst afstöðu þar sem líta þarf til framtíðar á meðan þeir eru einnig að framkvæma hlutina. Ef klúbbhúsið eða félagar þarfnast einhvers, þá gefst sterkur framkvæmdastjóri ekki upp. Þá geta allir haldið uppá árangra eins og hátt hlutfall félaga í vinnu, frambærileg húsnæðisáætlun og sigra við að koma klúbbhúsinu áfram.

Sterkur framkvæmdastjóri þarf að treysta á reynslu og viturleika annara í klúbbhúsasamfélaginu spyrja spurninga, tala við reynt klúbbhúsfólk og að fara á málþing, þjálfarnir og ráðstefnur.

Niðurstaðan er, þegar þú hugsar um sýnina og stjórnun klúbbhús þíns, hugsaðu þá STÓRT: sjáðu fyrir þér myndina; skyldu hvað þarf að gerast til að félagar hafi mikið fleiri tækifæri til að öðlast aftur líf sitt, vonir sínar og drauma.

Við þurfum fleiri sterka framkvæmdastjóra.